§ 1.

Słownik pojęć:

1. Wynajmujący – Gmina Miasto Ełk z siedzibą: Marsz. Józefa Piłsudskiego 4 , 19-300 Ełk, NIP: 848-18-25-438 , reprezentowana przez Dyrektora Zespołu Szkół Sportowych w Ełku,
2. Dyrektor Zespołu Szkół Sportowych w Ełku – osoba działająca na podstawie aktu mianowania oraz Pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Ełk,
3. Przedmiot najmu – pomieszczenia lub powierzchnie stanowiące część nieruchomości pozostającej w trwałym zarządzie ZSS z lokalizacją: Ełk. W Suwalska 15, 19-300 Ełk,
4. Trwały zarząd – forma władania przez jednostkę organizacyjną nieruchomością będącą własnością Skarbu Państwa,
5. Najemca – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, będąca stroną umowy zawartej z Wynajmującym,
6. Najem i dzierżawa na cele użytkowe – świadczenie usług najmu na cele inne niż mieszkalne, podlegające opodatkowaniu właściwą stawką VAT, zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami Skarbu Państwa,
7. Sezon najmu – okres od września do maja,za wjątkiem świąt,niedziel,ferii zimowylch,oraz dni zarezerwowanych dla szkoły
8. Okres rozliczeniowy – miesiąc kalendarzowy,
9. Kierownik Gospodarczy – pracownik ZSS w Ełku zatrudniony na stanowisku „Kierownik Gospodarczy”,
10. E-rezerwacje – system do elektronicznego składania rezerwacji,
11. Harmonogram najmu – zestawienie udostępnienia najemcy przedmiotu najmu z określeniem daty, czasu, stawki za najem oraz wartości najmu,
12. Sprzedawca – Gmina Miasto Ełk, ul.Marsz. Józefa Piłsudskiego 4 , 19-300 , NIP,848-18-25-438,
13. Nabywca – podmiot nabywający usługi najmu w ramach zawartej umowy najmu,
14. Jednostka Wystawiająca (Wystawca) – Zespoł Szkół Sportowych w Ełku,ul.Suwalska 15, 19-300 Ełk,
15. VAT – podatek od towarów i usług,
16. Ustawa VAT – ustawa z dn. 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. z 2017 r. poz. 1221),
17. Ustawa centralizacyjna – ustawa o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług z dn. 5 września 2016 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 280),
18. Rozliczenia podatku od towarów i usług w Gminie Miasta Ełk – Zarządzenie Nr ...... Prezydenta Miasta Ełk z dn. r.,
19. Dane osobowe – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. oraz implementacja RODO obowiązująca od dn. 25 maja 2018 r,
20. BIG – Biuro Informacji Gospodarczej.

§ 2.

Zasady ogólne:

1. Wynajem lub dzierżawa nieruchomości, części nieruchomości, powierzchni pozostających w Trwałym zarządzie Zespołu Szkół Sportowych w Ełku (dotyczy hali sportowo-widowiskowej, sali gimnastycznej, sal lekcyjnych) odbywa się w sezonie najmu od września do maja, w dni robocze od poniedziałku do piątku oraz poza czasem pracy dydaktycznej jednostki.
2. Świadczenie usług najmu i dzierżawy przedmiotu najmu na cele użytkowe jest odpłatne na zasadach komercyjnych i odbywa się tylko i wyłącznie na podstawie zawartej umowy najmu.
3. Do zawarcia umowy najmu wymagana jest Zgoda Dyrektora ZSS w Ełku.
4. W szczególnych przypadkach Wynajmujący dopuszcza świadczenie usług najmu i dzierżawy przedmiotu najmu na cele użytkowe również w soboty i niedziele lub poza sezonem najmu.
5. Organizacja sparingów, meczów i rozgrywek ligowych, zawodów sportowych oraz innych imprez masowych wymaga zawarcia odrębnych umów najmu.
6. Świadczenie usług najmu i dzierżawy przedmiotu najmu na cele użytkowe, o którym mowa w § 2 pkt. 5 niniejszych zasad wymaga zgody personelu obsługi (recepcja, sprzątanie) na pracę w soboty i niedziele oraz poza sezonem.
7. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do zmian w organizacji świadczenia usług najmu i dzierżawy przedmiotu najmu w okresach okołoświątecznych oraz okresach wolnych od zajęć dydaktycznych.
8. Najem i dzierżawa przedmiotu najmu na cele użytkowe podlegają opodatkowaniu właściwą stawką VAT zgodnie z ustawa z dn. 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. z 2017 r. poz. 1221).
9. Informacje o zasadach najmu, cenach najmu, harmonogramach najmu oraz wszelkich zmianach w zakresie świadczenia usług najmu i dzierżawy oraz dostępności przedmiotu najmu są jawne i publikowane na stronie www.zss.elk.pl.

§ 3.

Procedura najmu:

1. Złożenie prośby o wynajem. Prośby o wynajem można składać w formie papierowej /w przygotowaniu w formie elektronicznej poprzez system E-rezerwacji zamieszczony na stronie www.zss.elk.pl (zasady najmu obowiązują od 05.09.2019).
2. Każda rezerwacja winna zawierać następujące dane:
   1. / unikalny identyfikator z numerem rezerwacji (wygenerowany przez system) w przygotowaniu/,
   2. datę i czas złożenia rezerwacji /(wygenerowane przez system) w przygotowaniu/,
   3. nazwę kontrahenta składającego rezerwację,
   4. dane kontaktowe (e-mail, telefon),
   5. proponowany harmonogram najmu zawierający przedmiot, dzień oraz godziny najmu,
   6. proponowany czas zawarcia umowy najmu,
   7. cel najmu,
   8. dodatkowe uwagi dotyczące najmu, związane ze specyfikacją kontrahenta lub celu najmu,
   9. zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
3. Warunkiem przyjęcia rezerwacji jest dostępność wolnych terminów dla przedmiotu najmu. Decyduje kolejność zgłoszeń (data i czas złożenia rezerwacji), tzw. “staż kontrahenta” (od jak dawna Najemca jest kontrahentem ZSS w Ełku, terminowość płatności).
4. W przypadku braku wolnych terminów, osoba lub podmiot składający prośbę o najem, zostanie o tym niezwłocznie poinformowana/-y przez kierownika gospodarczego.
5. Każdy kontrahent otrzymuje elektroniczne potwierdzenie złożenia rezerwacji, z informacjami o których mowa w § 3 pkt 2, stanowiący podstawę do przygotowania harmonogramu najmu dla Najemcy, jak również ewentualnych zapytań, wyjaśnień lub roszczeń.

§ 4.

Zawarcie umowy najmu:

1. Każdorazowo między stronami zawierana jest pisemna umowa najmu pomiędzy Gminą Miasto Ełk z siedzibą: Marsz. Józefa Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk, NIP: 848-18-25-438 , reprezentowaną przez Dyrektora Zespołu Szkół Sportowych w Ełku z siedzibą: ul.Suwalska 15, 19-300 Ełk, działającego na podstawie Pełnomocnictwa Nr [ ] Prezydenta Miasta Ełk z dnia [ ] a Najemcą.
2. Między stronami zawierana jest umowa polegająca na pisemnej akceptacji warunków najmu przez Najemcę:
   1. Najemca przyjmuje do użytkowania pomieszczenia lub powierzchnie wraz z możliwością korzystania z ciągów komunikacyjnych (korytarze, klatki schodowe), urządzeń sanitarnych, oraz możliwością wykorzystania wyposażenia, z przeznaczeniem na działalność określoną w prośbie o wynajem.
   2. W ramach wynajmu Wynajmujący zapewni Najemcy dostęp do mediów: energia elektryczna, dostawa wody, odbiór ścieków, wywóz śmieci, ogrzewanie.
3. Celem zawarcia umowy najmu, Najemca zobowiązany jest przedłożyć następujące dane:
   1. Osoba fizyczna: imię i nazwisko, adres zamieszkania, tel. kontaktowy PESEL i adres e-mail.
   2. Osoba prawna: nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP, tel. kontaktowy lub adres e-mail, imiona i nazwiska osób reprezentujących firmę i upoważnionych do podpisania umowy, stosowne pełnomocnictwa.
   3. Jednostka organizacyjna:
      1. dane nabywcy: nazwa, adres siedziby, numer NIP,
      2. dane odbiorcy: nazwa, adres siedziby, tel. kontaktowy lub adres e-mail, imię i nazwisko osoby reprezentującej nabywcę, dokument potwierdzający pełnomocnictwo do reprezentowania nabywcy.
4. Umowa najmu zawierana jest na czas określony, nie dłuższy jednak niż 12 miesięcy.
5. Wzór umowy stanowi załącznik do niniejszych zasad najmu (załącznik nr 1: wzór umowy w przygotowaniu).
6. W przypadku nowych Najemców, przed zawarciem umowy najmu, Wynajmujący zastrzega sobie prawo do weryfikacji wiarygodności finansowej kontrahenta w Rejestrze Dłużników Biura Informacji Gospodarczej oraz rejestrach ZBP (Związek Banków Polskich) oraz BIK (Biuro Informacji Kredytowej).

§ 5.

Opłaty za wynajem:

1. Opłaty za wynajem obowiązują w danym sezonie najmu.
2. Ceny za wynajem obowiązujące w danym sezonie zawarte są w cenniku stanowiącym załącznik do niniejszych zasad (załącznik nr 2: cennik 2019/2020).
3. Podane stawki są cenami brutto i zawierają wliczony podatek VAT wg stawki 23 %.
4. W cenie wynajmu uwzględniane są, w zależności od charakteru i przeznaczenia powierzchni lub pomieszczenia, koszty eksploatacyjne obejmujące:
   1. sprzątanie,
   2. obsługę i recepcję,
   3. dostawę mediów: energia elektryczna, paliwo gazowe, energia cieplna, woda, odbiór ścieków, wywóz śmieci, koszty techniczne (serwis, przeglądy), środki czystości, koszty administracyjne.
5. W stawce najmu zawarte są koszty eksploatacyjne w wysokości przeliczonego na dany rok budżetowy prewskaźnika przemnożonego przez wskaźnik struktury sprzedaży.
6. Dopuszcza się stosowanie opłat ryczałtowych za korzystanie z przedmiotu najmu w sytuacjach gdy Najemca zawarł umowę najmu na korzystanie z przedmiotu najmu w sposób ciągły, bez harmonogramu najmu (nie dotyczy umów najmu hali sportowo-widowiskowej, sal wielofunkcyjnych, sal lekcyjnych).
7. W przypadku umów zawartych z jednostkami organizacyjnymi, obowiązują ceny poza system rozliczeń VAT.
8. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do zmiany cen najmu w trakcie trwania zawartych umów, jeżeli jest to uzasadnione ekonomiczne.

§ 6.

Obowiązki Najemcy:

1. Najemca korzysta z przedmiotu najmu w czasie i miejscu określonym przez harmonogram najmu, stanowiący integralną część umowy najmu.
2. Użytkowanie przedmiotu najmu przez Najemcę odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami przeciwpożarowymi, zasadami bhp oraz regulaminami obowiązującymi u Wynajmującego.
3. Najemca zobowiązany jest do regulowania w terminie płatności, zgodnie z wystawionymi dokumentami sprzedaży (faktura VAT), na podstawie zawartej umowy najmu.
4. Najemca zobowiązany jest do przestrzegania zapisów umowy oraz korzystania z przedmiotu najmu w sposób, który nie ogranicza tego prawa innym kontrahentom, w ramach zawartych umów najmu.
5. Najemcy przysługuje prawo do zmiany harmonogramu najmu w trakcie trwania umowy najmu. Zmiana harmonogramu najmu może nastąpić od następnego okresu rozliczeniowego, po wcześniejszym zgłoszeniu takiego zamiaru Wynajmującemu przez Najemcę. Dla swej ważności zmiana harmonogramu najmu wymaga formy pisemnej w drodze sporządzenia aneksu do umowy najmu.
6. Najemca zobowiązany jest do zapoznawania się z aktualnymi informacjami dotyczącymi zasad, funkcjonowania, organizacji oraz dostępności przedmiotu najmu, publikowanych przez Wynajmującego na stronie www.zss.elk.pl.
7. Na czas korzystania z przedmiotu najmu, Najemca zobowiązany jest utrzymać przedmiot najmu w należytym stanie technicznym i sanitarnym. W razie powstałych zniszczeń na skutek korzystania z przedmiotu najmu, Najemca ma obowiązek dokonać wszelkich napraw we własnym zakresie.
8. Na czas korzystania z przedmiotu najmu, odpowiedzialność za działania organizacyjne, opiekuńcze, dydaktyczne, zdrowie, życie i mienie uczestników i gości Najemcy, spoczywa na Najemcy.

§ 7.

Obowiązki Wynajmującego:

1. Sporządzanie i aktualizacja harmonogramów najmów, zgodnie z zasadami zawartych umów najmów.
2. Rozliczanie nadpłat powstałych na skutek odwołania najmów z przyczyn leżących po stronie Wynajmującego.
3. Informowanie Najemcy o każdorazowym odwołaniu najmów z przyczyn leżących po stronie Wynajmującego. Informację o odwołaniu najmów Wynajmujący przekazuje Najemcy drogą elektroniczną na minimum 24 godziny przed planowanym odwołaniem najmów.
4. Zapewnienie Najemcy możliwości korzystania z przedmiotu najmu w sposób, który nie koliduje z realizacją zadań statutowych oraz dydaktyczno-wychowawczych w III LO w Krakowie.
5. Zapewnienie Najemcy możliwości korzystania z mediów oraz wyposażenia w zakresie określonym warunkami zawartych umów najmu.
6. Przestrzeganie zasad wynikających z przepisów prawa o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych.
7. Dopełnienie obowiązku informacyjnego wobec Najemcy poprzez stałą aktualizację zmian dotyczących zasad,funkcjonowania, organizacji oraz dostępności przedmiotu najmu, prezentowanych za pośrednictwem strony www.zss.elk.pl..

§ 8.

Zasady rozliczeń i płatności za dokonaną sprzedaż usług najmu i dzierżawy na cele użytkowe:

1. Wynajmujący ustala płatność za wykorzystanie przedmiotu najmu przez Najemcę w formie miesięcznego czynszu płatnego z góry.Najemca oświadcza, że będzie realizować płatność za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Zapłatę w tym systemie uznaje się za dokonanie płatności w ustalonym terminie.
2. Czynsz ustalany jest jako iloczyn stawki i liczby godzin najmu za dany okres rozliczeniowy, na podstawie harmonogramu najmu zawartego w umowie najmu.
3. Transakcje sprzedaży dokumentowane są przy pomocy faktur VAT a czynsz będzie płatny w okresach miesięcznych w ciągu 14 dni od dnia doręczenia Najemcy faktury VAT na podstawie umowy najmu pomieszczeń, stanowiącej przedmiot najmu, na konto Gmina Miasto Ełk: 40 1020 3541 0000 5102 0328 0922.
4. Faktury wystawiane są według następującego opisu:
   1. Sprzedawca: Gmina Miasto Ełk, ul.Marsz. Józefa Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk, NIP: NIP- 848-18-25-438 : REGON- 79 0671076 ,
   2. Jednostka Wystawiająca:Zespół Szkół Sportowych w Ełku ,ul. Suwalska 15, 19-300 Ełk,
   3. Nabywca: dane kontrahenta/najemcy.
5. Transakcje pomiędzy Jednostkami znajdujące się poza systemem rozliczeń VAT, dokumentowane są przy zastosowaniu not księgowych.
6. Szczegółowe zasady rozliczeń jak również wynajmu pomieszczeń, obowiązków spoczywających na Najemcy i Wynajmującym w zakresie rozliczeń i płatności, zawarte są w umowie najmu.
7. Działając w oparciu o Ustawę o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. z 2018 r. poz. 470), Wynajmujący zastrzega sobie prawo do umieszczania danych o zaległościach płatniczych Najemcy w Krajowym Rejestrze Długów prowadzonym przez Biuro Informacji Gospodarczej oraz do windykacji zaległych należności.

§ 9.

Pozostałe zasady:

1. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do czasowego odwołania, zawieszenia lub zmiany korzystania przez Najemcę z przedmiotu najmu, w sytuacjach podyktowanych:
   1. względami technicznymi,
   2. koniecznością wykonania niezbędnych prac serwisowych, konserwacyjnych, napraw, remontów,
   3. względami bezpieczeństwa,
   4. względami organizacyjnymi,
   5. koniecznością wykonywania zadań statutowych, realizowanych przez Wynajmującego,
   6. organizacją i przeprowadzeniem egzaminów maturalnych.
2. W zakresie spraw nieuregulowanych niniejszymi zasadami decyzje podejmuje Dyrektor Zespołu Szkół Sportowych w Ełku.

Obowiązuje od 05.09.2019